Przedsiębiorca, który w swojej działalności korzysta z kasy fiskalnej, musi rejestrować przy jej użyciu każdą transakcję. Jednak nim zacznie korzystać  z urządzenia, musi je zarejestrować.

Jak więc uruchomić kasę i zacząć płacić podatki?
Fiskalizacja,  to inaczej uruchomienie pamięci kasy fiskalnej poprzez wpisanie do niej unikatowego numeru kasy. Zanim czynność  ta zostanie wykonana, pamięć fiskalna nie jest aktywna, dlatego  nie dokonują się w niej żadne zapisy prawa. Z prawnego punktu widzenia, takie urządzenie nie stanowi kasy fiskalnej. Za wpis unikatowego numeru odpowiedzialne są specjalne służby serwisowe, które posiadają odpowiednie uprawnienia nadane przez producenta lub importera. Podczas procesu fiskalizacji do pamięci fiskalnej wpisuje się numer NIP podatnika oraz zostaje włączona pamięć fiskalna. Serwisant musi posiadać ze sobą identyfikator, upoważniający go do obsługi odpowiednich kas. Po tych wstępnych czynnościach, zarówno podatnik jak i służby serwisowe mają obowiązek zgłosić do właściwego urzędu skarbowego (w którym zarejestrowany jest użytkownik jako płatnik VAT – ma nadany numer NIP), że dokonano instalacji kasy. Termin przekazania do urzędu skarbowego takiej informacji mija po siedmiu dniach od daty zainstalowania kasy rejestrującej.

Indywidualne traktowanie
Urząd  skarbowy  nadaje  urządzeniu indywidualny  numer  ewidencyjny,  który powinien zostać umieszczony w „Książce serwisowej”. Musi być również widoczny i na trwałe umieszczony na obudowie urządzenia fiskalnego. Jeżeli siedziba i miejsce dokonywania rozliczeń podatkowych ulegnie zmianie, podatnik musi zgłosić ten fakt we właściwych (poprzednim i nowym) urzędach skarbowych. Ich zadaniem jest dokonanie zmiany numerów ewidencyjnych a następnie poinformowanie o tym podatnika. Ten z kolei ma obowiązek dokonania aktualizacji wpisów do książek serwisowych kasy.

Co z kasą fiskalną, jak przedsiębiorca kończy działalność?
Trwałe uszkodzenie pamięci fiskalnej, jej wymiana lub zamknięcie działalności gospodarczej obliguje podatnika do wyrejestrowania urządzenia fiskalnego. Czynność ta polega na powiadomieniu właściwego urzędu skarbowego oraz służb serwisowych o przyczynach zaprzestania używania kasy rejestrującej.
Niezwykle istotną kwestią jest pisemne powiadomienie właściwego dla danego podatnika podatku VAT urzędu skarbowego o liczbie stanowisk kasowych razem z podaniem dokładnych adresów prowadzenia działalności. Tę czynność należy wykonać przed fiskalizacją. Poprawne wypełnienie tych obowiązków umożliwi podatnikom (zgodnie z przepisami ustawy), którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, odliczenie kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Urząd skarbowy dokonuje zwrotu po zgłoszeniu przez podatnika informacji o liczbie stanowisk kasowych i adresach prowadzenia działalności. Te dane należy zgłosić do urzędu skarbowego wraz z rachunkiem lub rachunkami świadczącymi o dokonaniu zakupu kasy. Zwrot kwoty jest bezpośrednio kierowany na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku.